Ciascuna società è tenuta ad avere un registro dei dipendenti che può essere controllato dagli azionisti che dimostrino di avere un valido motivo per accedervi. Prima del 2006 ciascun soggetto, dietro il pagamento di una tassa, poteva accedere al registro e procedere, inoltre, all’identificazione di tutti gli azionisti mediante la dichiarazione annuale. Il Companies Act del 2006 ha ribaltato la disciplina vigente introducendo il requisito del “proper purpose” (valido motivo).
Vediamo quando si delinea “un valido motivo” e cosa succede quando la società riceve una richiesta.
La Sezione 117 del Companies Act 2006 stabilisce che la società deve garantire l’accesso ai propri registri entro 5 giorni dalla data in cui la richiesta è stata presentata dall’azionista (o da un soggetto pubblico che abbia pagato il servizio). La richiesta deve contenere tutte le informazioni necessarie, compreso il motivo dell’accertamento. Al momento della ricezione, se la società ritiene che la richiesta non sia appropriata, può rimettere la decisione alla Corte.
La Legge non specifica quale sia il “proper purpose” (il valido motivo) e ciascun caso differisce a seconda delle circostanze. Una recente decisione della Corte d’Appello, nel caso Burry & Knight Ltd & Another v Knight ([2014] EWCA Civ 604) in cui la società ha vinto per aver negato ad un’azionista di accedere ai registri della società, costituisce una guida valida per capire come i tribunali esaminano le richieste. Nel caso in esame, è stato rilevato che due delle tre ragioni fornite dall’azionista si configuravano come ipotesi di “vendetta personale”.
Le società non devono, inoltre, trascurare la Legge sulla protezione dei dati, secondo cui taluna società ha il dovere di garantire che i dati personali sotto il suo controllo, non siano rivelati ingiustamente o illecitamente.